Apostar em novas tecnologias para auxiliar na gestão é algo que pode beneficiar bastante a sua construtora. Vale a pena, cada vez mais, em um mercado tão competitivo, que exige ampla qualidade e uma eficiente comunicação interna, adotar um software de gestão de obras para recolher dados em tempo real. E uma ferramenta onde os gestores tenham informações confiáveis sobre o andamento das obras, evitando os atrasos e desperdícios no canteiro.
Mas o que um software de gestão de obras precisa ter para conseguir trazer os resultados esperados? E como um sistema eficiente poderia ajudar na fase de construção e no pós obra também? Leia nosso post e veja as funcionalidades que não podem faltar em um bom software de gestão de obras!
Quais funcionalidades não podem faltar em um software de gestão de obras?
Controle do apontamento de produtividade
O apontamento é uma funcionalidade crucial para a gestão de obras, já que ele é uma forma de medir a produtividade, ou seja, de estimar o andamento e os impactos das atividades construtivas executadas. Por exemplo:
- Em quanto tempo?
- Com qual performance?
- Por quais e quantos colaboradores?
- Tudo ocorreu conforme planejado e dentro do cronograma?
Contar com essa solução é importante, principalmente, por dois motivos:
- Melhorar efetivamente a produtividade no canteiro, reduzindo o tempo de coleta de dados;
- Facilitar o acesso às informações.
Além disso, é possível fixar indicadores de produtividade e desempenho, de forma a controlar melhor o processo produtivo e sua qualidade.
No geral, essa é uma das funcionalidades mais importantes que um software de gestão de obras deve conter. Isso porque, além de avaliar o custo de mão de obra inicialmente orçado, também vai permitir um acompanhamento efetivo do andamento da obra, de forma a evitar os atrasos e desperdício de recursos.
Gestão de documentos que circulam durante a obra
Todas as construções precisam contar com uma série de documentos importantes, que devem estar atualizados e disponíveis para consulta a qualquer momento no canteiro de obras.
Além de documentos referentes à obra em si, como detalhes do terreno e autorização de construção, é preciso também manter documentos armazenados, como o escopo do projeto e os detalhes de realização da empreitada.
Quanto à mão de obra, é preciso manter documentações como normas de segurança e trabalhistas e também boas práticas a serem seguidas para o andamento da obra em geral. Além de também ser interessante manter outros documentos variados que podem ser úteis caso algum problema apareça ou alguma decisão precise ser tomada com rapidez.
Por isso, um software de gestão de obras precisa apresentar a funcionalidade de gestão de documentos, inclusive remotamente e através de dispositivos móveis, dos documentos da obra. Com isso, ele permite:
- Criação;
- Atualização;
- Armazenamento;
- Compartilhamento;
- Consulta.
É interessante, também, que seja possível organizar os documentos em seções como “aprovado”, “em consulta”, “revisão” e ainda controlar quais colaboradores podem ter acesso a determinados documentos. Dessa forma há uma maior transparência, segurança e clareza.
Gestão eficiente e proativa da segurança no canteiro
Outro fator indispensável em uma obra é o atendimento às normas de segurança. É preciso, por exemplo, que os funcionários façam uso dos equipamentos de proteção individual (EPIs) e que saibam proceder em determinadas situações. Cuidar da segurança, portanto, é mais do que uma necessidade: é uma obrigação.
Assim, um software de gestão de obras precisa contar com uma funcionalidade voltada para a segurança. Que deve incluir o controle efetivo da distribuição e validade dos EPIs e procedimentos de trabalho que garantam a integridade física dos colaboradores, bem como gerenciar o armazenamento dos documentos trabalhistas.
A funcionalidade também pode permitir gerir a participação de funcionários em palestras e seminários sobre o tema, assim como em treinamentos específicos, permitindo o controle por função.
Controle dos insumos e equipamentos
Um sistema de gestão de obras também precisa oferecer uma solução para controlar a chegada, o estoque e o uso dos insumos no canteiro de obras.
Através desse recurso, deve ser possível que os colaboradores consigam encontrar os materiais que precisam nos almoxarifados e depósitos. Além de possibilitar que eles registrem – utilizando dispositivos móveis – a retirada e possível devolução dos mesmos.
Dessa forma, se torna possível a geração de relatórios que apontem os dados sobre os usos, inclusive os extravios ou possíveis furtos, e a situação real dos insumos no canteiro de obras.
Isso agiliza a tomada de decisões e a compra antecipada dos materiais que estiverem com estoque baixo. Assim, os insumos ficam sempre disponíveis quando necessário e evita-se um tempo ocioso de trabalho por falta deles.
Gestão da qualidade da obra
As obras precisam seguir um determinado padrão de qualidade que atenda tanto às normas específicas como também às necessidades e exigências dos clientes.
Para aderência a programas de qualidade, inclusive, é ainda mais indispensável que o software de gestão de obras conte com uma função que trate especificamente sobre a gestão de qualidade da obra.
Essa gestão pode ser feita, por exemplo, com o uso de relatórios dinâmicos que indiquem se a obra está de acordo com as normas de qualidade estabelecidas.
Também é possível que a funcionalidade armazene dados sobre não conformidades, de modo a criar um histórico de avaliação e melhoria contínua.
Outra possibilidade inclui a gestão de qualidade em relação aos fornecedores. É importante fazer uma avaliação efetiva dos produtos e serviços oferecidos por terceiros, de modo a garantir o atendimento às especificações exigidas e prevenir problemas.
Dessa forma, é possível conseguir uma tomada de decisões mais assertiva e ampla visão dos processos referentes a qualidade da obra.
Controle nos processos de vistoria e entrega de chaves
Os clientes desejam o máximo de segurança, qualidade e profissionalismo ao receber a sua unidade. Quando se tem esse desejo atendido, a sua satisfação tende a aumentar. Para isso, um software de gestão de obras também não pode deixar de ter uma funcionalidade que trate sobre a vistoria e entrega de chaves.
Nessa funcionalidade, a gestão deve contar com uma integração com o módulo de qualidade para que a vistoria seja reforçada nos elementos que mais apresentaram não conformidades, por exemplo.
O recurso de vistoria e entrega de chaves também deve contar com planejamento dos agendamentos de forma individual ou em lotes. Assim as tarefas acontecem de maneira mais rápida e mais eficiente, como a realização de novas inspeções em caso de inadequações.
Para ajudar a garantir a maior satisfação do cliente e proteger a empresa, a funcionalidade também deve conter um processo formal de entrega e recebimento, de forma que proteja ambas as partes. Além disso, é importante que seja integrada com a de assistência técnica, ajudando a melhorar a comunicação entre o cliente e a empresa.
Atendimento da assistência técnica
A gestão da obra não deve acabar quando ela é concluída, precisando ser estendida até o pós-obra, especialmente se a intenção é a fidelização dos clientes.
Ter um processo eficiente de assistência técnica é essencial para garantir a satisfação, mas também serve para identificar e categorizar ocorrências e solicitações dos clientes. Com isso, facilita o atendimento e cria um histórico para que os mesmos problemas não ocorram novamente.
O sistema deve contar também com a integração entre departamentos de qualidade e de vistoria, por exemplo, fazendo com a assistência técnica seja potencializada e a tomada de decisão facilitada.
Além disso, o software deve permitir uma comunicação com o cliente de forma mais direta e eficiente. Dessa forma os problemas serão apontados e solucionados de forma mais ágil e com maior qualidade.
O histórico de dados sobre os problemas que ocorreram, podem ser analisados com o auxílio da tecnologia BI, e se tornar informações valiosas para evitar que aconteçam novamente. Assim, a empresa consegue manter um processo de melhoria contínua, economizando com possíveis retrabalhos e aumentando a satisfação dos clientes.
No geral, essa funcionalidade permitirá a otimização de custos, a alocação de recursos e também o controle de prazos de atendimento. O recurso de assistência técnica vai servir para fechar o ciclo de atendimento do cliente e gestão da obra, que se inicia na designação de tarefas e se encerra no pós-vendas.
Analise e escolha o melhor software de gestão de obras para sua empresa
Para ser realmente útil, o software precisa dar conta de auxiliar em todas as tarefas que a empresa realiza. Assim, é possível garantir não apenas a produtividade e a otimização de recursos, mas também o retorno do investimento para a empresa e a satisfação para o cliente.
Por isso, as funcionalidades que não podem ficar de fora de um software de gestão de obras precisam inclur as etapas de: controle da produtividade, gerenciamento de documentos, preocupações com a segurança, qualidade, entrega de chaves e o atendimento da assistência técnica.
Outro diferencial interessante que pode facilitar e otimizar todas as etapas é a centralização das funcionalidades em um único lugar. Dessa forma, os processos construtivos ocorrem de maneira integrada, o que traz alguns benefícios, como:
- Possibilidade do uso de dispositivos móveis;
- Aumento de produtividade;
- Redução de chances de perdas de informações;
- Maximização do aproveitamento dos dados obtidos durante a construção.
E para você? O que não pode faltar em um software para construção civil? Qual a funcionalidade que mais faria diferença em suas obras? Não deixe de comentar!